Hàng ngày chúng ta luôn phải đối mặt với các vấn đề cần phải giải quyết. Để giải quyết triệt để các vấn đề thì việc tìm và loại bỏ nguyên nhân gốc rễ là điều vô cùng quan trọng. Hãy cùng tìm hiểu giá trị của biểu đồ biểu đồ xương cá Ishikawa trong việc phân tích nguyên nhân, kết quả toàn diện và xác định được nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề trong bài viết này.
1. Khái niệm biểu đồ xương cá
Biểu đồ xương cá là loại biểu đồ được thiết kế để nhận biết những mối quan hệ nguyên nhân và kết quả. Biểu đồ này được nhà khoa học Nhật Bản Kaoru Ishikawa đưa ra vào những năm 1960. Khi làm việc tại nhà máy đóng tầu Kawasaki, ông đã phát hiện ra một quy trình làm việc có thể bị ảnh hưởng bởi rất nhiều các yếu tố khác nhau. Từ đó, ông đã thiết kế một biểu đồ đơn giản trông giống như một bộ xương cá với vấn đề ở phần đầu cá và các nguyên nhân của vấn đề được gắn vào cột sống của con cá. Khi tất cả các nguyên nhân đã được xác định, các nhà quản lý có thể bắt đầu tìm kiếm các giải pháp để đảm bảo các vấn đề không tái diễn. Vì biểu đồ này có hình dáng giống bộ xương cá, nên biểu đồ Ishikawa còn được gọi là biểu đồ xương cá. Trước đây, biểu đồ Ishikawwa được dùng chủ yếu cho các quá trình sản xuất và hoat động quản lý chất lượng đi kèm nhưng hiện nay biểu đồ này cũng được sử dụng nhiều trong các lĩnh vực khác.
2. Các yếu tố chính của biểu đồ xương cá
Mỗi vấn đề phát sinh đều bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố nhưng trong đó những yếu tố được đánh giá gây ảnh hưởng nhiều nhất tới kết quả là “Man – Con người”, “Machine- Máy móc thiết bị”, “Material- Nguyên vật liệu”, Method- Phương pháp” hay còn gọi tắt là 4M. Bốn yếu tố làm phát sinh vấn đề ảnh hưởng tới kết quả công việc trong lĩnh vực sản xuất là “sản phẩm lỗi” và “sản phẩm đạt yêu cầu”, đối với lĩnh vực dịch vụ thì kết quả sẽ được đánh giá theo “hoàn thành” hay “không hoàn thành”.
Con người
Yếu tố này là các nguyên nhân gây ra bởi hành động của con người khi xem xét về: khả năng giao tiếp, khả năng nhận thức, khả năng tiếp nhận công việc của các cá nhân trong hoạt động cùng tập thể.
Máy móc thiết bị
Đây là các nguyên nhân gây ra bởi hoạt động của máy móc, công cụ, trang thiết bị khi xem xét về: độ hiệu quả, an toàn, tiết kiệm … trong quá trình vận hành.
Nguyên vật liệu
Nguyên nhân của vấn đề có nảy sinh với vật tư, nguyên liệu khi xem xét về: tiêu chuẩn chất lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật, số lượng tối đa hoặc tối thiểu cần có trong sản xuất, kinh doanh.
Phương pháp
Yếu tố này giúp xác định liệu các nguyên nhân xuất phát từ phương pháp làm việc khi xem xét về: tính hợp lý của quy trình làm việc, quy trình phối hợp giữa các đơn vị, cách thức tiếp cận khách hàng, cách thức phân phối sản phẩm….
3. Cách thiết lập biểu đồ xương cá
Bước 1: Xác định vấn đề
- Liệt kê vấn đề chính cần phân tích ở “đầu cá” vào góc bên phải của tờ giấy.
- Tiếp tục kẻ một đường nằm ngang để chia trang giấy ra làm 2 phần.
- Tại bước 1 bạn đã xác định được “đầu và xương sống” của sơ đồ xương cá.
Bước 2: Xác định nguyên nhân chính
- Liệt kê danh sách tất cả các nguyên nhân chính của vấn đề.
- Áp dụng công thức 5W 1H, trả lời cho các câu hỏi What: vấn đề gì, Who: những ai liên quan, When: xảy ra khi nào, Where: Xảy ra ở đâu, Why: Tại sao xảy ra, How: xảy ra như thế nào… để đưa ra nguyên nhân chính
Bước 3: Xác định nguyên nhân phụ
- Tiếp tục suy nghĩ những nguyên nhân cụ thể hơn, trực tiếp gây ra nguyên nhân chính.
- Nếu cần phân tích sâu hơn thì tiếp tục tìm ra những nguyên nhân phụ khác nhỏ hơn, trực tiếp gây ra nguyên nhân chính.
Trong đó, bước 2 và bước 3 là phần xương cá:
- Mỗi một nhánh xương sườn sẽ ứng với một nhân tố/nguyên nhân ảnh hưởng.
- Số lượng nhân tố ảnh hưởng càng nhiều càng tốt, chẳng hạn như: cơ sở vật chất, hệ thống, nguyên liệu, máy móc, yếu tố bên ngoài…
- Trong trường hợp nguyên nhân quá phức tạp bạn nên chia nhỏ nguyên nhân thành nhiều cấp độ.
Bước 4: Phân tích sơ đồ
- Sơ đồ đã được xây dựng thành một danh sách với đầy đủ những nguyên nhân có khả năng xảy ra.
- Đối với những nguyên nhân được cho là quan trọng thì nên đánh dấu bằng bút màu. Chỉ khi các nguyên nhân gốc rễ của vấn đề được xác định thì biểu đồ Ishikawa sẽ đạt được mục tiêu tốt nhất.
- Sau khi đã xác định được các nguyên nhân chính thì cần xây dựng những kế hoạch cụ thể để khắc phục.
Ví dụ sử dụng biểu đồ Ishikawa của một quán trà để tìm ra nguyên nhân tại sao khách hàng phản hồi trà của quán không ngon.
Hy vọng với những thông tin trên của ALS Training chia sẻ sẽ giúp quý vị hiểu hơn về biểu đồ Ishikawa (biểu đồ xương cá). Hãy đón chờ các bài viết tiếp theo nhé!
