Xu thế toàn cầu hóa đã thúc đẩy nhu cầu mở rộng thị trường kinh doanh, hội nhập kinh tế thế giới và tạo cơ hội cho lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa phát triển mạnh mẽ. Chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa thường thể hiện những đặc điểm giá trị, chất lượng, số lượng hàng hóa của mỗi đơn hàng. Bộ chứng từ xuất nhập khẩu cũng khá đa dạng và cũng có sự khác nhau theo từng trường hợp cụ thể. Trong bài viết này, hãy cùng ALS Training tìm hiểu những chứng từ phổ biến thường gặp trong hoạt động xuất nhập khẩu nhé.
1. Hợp đồng thương mại (Sales Contract)
Hợp đồng thương mại chính là loại chứng từ quan trọng trong bước đầu tiên chuẩn bị bộ hồ sơ chứng từ xuất nhập khẩu. Hợp đồng thương mại là văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán về các nội dung liên quan như: Thông tin người mua và người bán, thông tin hàng hóa, hình thức và thời gian giao hàng, phương thức thanh toán của hợp đồng. Bên cạnh đó, trong thỏa thuận này cũng sẽ nêu rõ trách nhiệm, quyền hạn cũng như là quyền lợi của các bên, rủi ro và chi phí vận chuyển hay các chi phí phát sinh khác.
2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Hóa đơn thương mại là loại chứng từ cơ bản trong công tác thanh toán, do người bán (thông thường là bên gửi hàng) lập và phát hành nhằm yêu cầu người mua phải trả đúng số tiền hàng đã được ghi rõ trong hóa đơn. Hóa đơn thương mại đồng thời là cơ sở để khai báo hải quan và áp dụng các khoản thuế tiếp theo. Do vậy, hoá đơn thương mại bao gồm các nội dung đặc điểm hàng hoá, đơn giá và tổng trị giá của hàng hoá, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán, phương thức chuyên chở hàng.
3. Xác nhận đặt chỗ trên các phương tiện vận tải (Booking confirmation)
Xác nhận đặt chỗ trên các phương tiện vận tải là chứng từ quan trọng trong bộ hồ sơ chứng từ xuất nhập khẩu. Chứng từ này do bên giao nhận (Freight Forwarder) lập và cung cấp với mục đích xác nhận các thông tin liên quan đến chi tiết đặt hàng (ngoại trừ thông tin về chi phí thực tế vận chuyển hàng hóa). Chứng từ xác nhận đặt chỗ bao gồm các chi tiết của người giao nhận (Freight Forwarder), người gửi hàng, người nhận hàng, dịch vụ vận tải, bất kỳ dịch vụ bổ sung, thời gian và chi tiết hàng hóa. Bên cạnh đó, thường chứng từ cũng sẽ bao gồm cả thông tin về các kho giao nhận hàng và trạm trung chuyển liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa của bạn.
4. Bảng kê hàng hóa (Packing List)
Packing list là loại chứng từ xuất nhập khẩu được lập sau khi thực hiện hoàn tất thủ tục đóng gói hàng hóa, đây là bảng kê khai chi tiết tất cả các loại hàng hóa có trong kiện hàng (hộp, container, thùng,…) Trong khi Commercial Invoice là chứng từ giúp bạn trong việc thanh toán thì Bảng kê hàng hóa giúp thể hiện về mặt vật lý: hàng hóa được đóng gói ra sao, số lượng, trọng lượng như thế nào…. Người mua cũng như là cơ quan kiểm tra ở đầu nhập khẩu, hải quan, nơi nhận hàng dùng Bảng kê hàng hóa để kiểm tra, đánh giá về tính xác thực, xác minh thực tế số lượng, trọng lượng hàng hóa xuất nhập khẩu của bên bán có đúng như trong khai báo trên bảng kê hay không. Ngoài ra, cách thức đóng gói hàng hóa thể hiện trên Bảng kê hàng hóa có vai trò quan trọng cho việc nhận diện và đảm bảo tính an toàn cho hàng hóa trong vận chuyển và sau khi nhận.
5. Vận đơn (Bill of Lading)
Vận đơn (Bill of Lading) là một loại chứng từ xuất nhập khẩu quan trọng bởi nó có nhiệm vụ chứng minh việc hàng hóa đã được bốc xếp lên phương tiện vận chuyển hàng hóa thành công (ví dụ như tàu, xe, máy bay,…).
Tuy nhiên, nếu Vận đơn là một loại chứng từ nói chung của các hình thức vận chuyển hàng hóa (như đường bộ, đường thủy, đường hàng không hay kết hợp các hình thức vận chuyển đó lại với nhau) thì Bill of Lading (viết tắt là B/L) chính và vận đơn được sử dụng riêng cho hình thức vận chuyển bằng đường biển.
6. Vận đơn chủ (Master B/L- Master Bill of Lading)
Master B/L hay còn được gọi là vận đơn chủ, được viết tắt là MBL hoặc MB/L là một loại chứng từ trong bộ hồ sơ chứng từ xuất nhập khẩu. Vận đơn chủ là hình thức vận đơn do hãng vận chuyển (thường là chủ hãng tàu hoặc hãng máy bay) cung cấp cho người đại diện trên vận đơn là chủ sở hữu của hàng hóa. Trong đó, người gửi là đơn vị vận chuyển ở quốc gia xuất khẩu hàng hóa và người nhận hàng là đơn vị vận chuyển tại quốc gia nhập khẩu. Thông thường thì đây là 2 công ty có quan hệ công ty mẹ – con hoặc là đại lý của nhau. Hình thức nhận diện vận đơn chủ là trên vận đơn có thông tin hãng tàu như Logo, tên công ty, số điện thoại, văn phòng hãng tàu…
7. Vận đơn thư cấp (House B/L – House Bill of Lading)
Trên cơ sở vận đơn chủ, đại lý giao nhận (Forwarder) cấp lại cho mỗi một chủ hàng nhỏ lẻ một vận đơn khác gọi là Vận đơn thư cấp (House B/L – House Bill of Lading). Vận đơn thứ cấp là cơ sở pháp lý để giải quyết mọi vấn đề giữa chủ hàng nhỏ lẻ và đại lý giao nhận. Về hình thức Vận đơn thư cấp (House B/L – House Bill of Lading) không khác lắm so với Master B/L. Cách nhận diện Vận đơn thư cấp (House B/L – House Bill of Lading) do Forwarder phát hành và có in hình logo của Forwarder.
8. Phát hành Telex (Telex Release)
Phát hành Telex hay còn được gọi là vận đơn nhận hàng qua hình thức điện báo là một loại chứng từ trong bộ hồ sơ chứng từ xuất nhập khẩu. Phát hành Telex là hình thức giao hàng cho người nhận mà đơn vị vận chuyển không cần gửi vận đơn gốc. Nếu người nhận không yêu cầu lấy vận đơn gốc thì phát hành Telex sẽ giúp cho việc giao hàng được thực hiện nhanh hơn và đơn giản hơn.
9. Tờ khai hải quan (Customs Declaration)
Tờ khai hải quan hay còn gọi là một loại chứng từ dùng để khai báo thông tin về hàng hóa xuất nhập khẩu với cơ quan hải quan. Đây là một điều kiện tiên quyết và quan trọng để một kiện hàng hóa có thể được nhập khẩu vào một quốc gia hay một vùng lãnh thổ cụ thể nào đó.
Hy vọng với những thông tin trên của ALS Training chia sẻ sẽ giúp quý vị hiểu hơn về bộ chứng từ cần thiết trong hoạt động xuất nhập khẩu. Hãy đón chờ các bài viết tiếp theo của chúng tôi nhé!
