Kho hàng là một bộ phận không thể thiếu trong dịch vụ logistics. Quản lý kho hàng hiệu quả đóng một vai trò vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh cũng như chiến lược phát triển của bất kỳ doanh nghiệp, cá nhân nào.
Tuy nhiên, làm sao để quản lý kho hàng hiệu quả là một câu hỏi lớn đối với nhiều doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu các giải pháp quản lý kho hàng trong logistics trong bài viết sau!
1. Khái niệm quản lý kho hàng
Kho hàng là nơi phục vụ việc cất chứa, dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu, bán thành phẩm hoặc thành phẩm nhằm cung ứng hàng hóa cho khách hàng một cách nhanh chóng và tiện lợi nhất.
Quản lý kho hàng là tổng hợp các công việc liên quan tới công tác tổ chức, sắp xếp và giám sát kho lưu trữ hàng hóa. Thông qua hoạt động quản lý kho, bạn có thể cập nhật kịp thời tình hình kinh doanh, chất lượng cũng như số lượng hàng tồn kho.
Căn cứ vào đó, bạn có thể đưa ra kế hoạch cân đối hàng hóa xuất nhập kho, đảm bảo sự liên tục, ổn định cho hoạt động sản xuất và phân phối hàng hóa trên thị trường.
Việc quản lý kho hàng nếu được thực hiện xuyên suốt, có khoa học còn giúp tăng cường sự an toàn trong bảo quản hàng hóa, tận dụng tốt cơ sở vật chất, tiết kiệm chi phí đầu tư cũng như tăng doanh thu cho doanh nghiệp về lâu dài.
2. Phân loại quản lý kho hàng trong logistic
Việc quản lý hàng hóa kho hàng trong logistics được phân loại dựa vào đặc thù riêng của hàng hóa. Mỗi hàng hóa sẽ có các tính chất, kích thước, mẫu mã khác nhau nên có các cách quản lý không giống nhau. Dưới đây ba cách phân loại quản lý kho hàng hóa mà bạn có thể tham khảo như sau:
– Quản lý kho linh kiện: bao gồm toàn bộ các nguyên liệu đầu vào và cả bán thành phẩm của các công đoạn nhỏ để làm nguyên liệu cho các công đoạn sau đó tạo nên một thành phẩm nhất định.
– Quản lý kho hàng sản phẩm: là bao gồm các sản phẩm đã được hoàn thành và chỉ chờ để có thể xuất đi. Đây là thành phẩm cuối cùng của các dây chuyền sản xuất nên rất quản lý rất chặt chẽ để tránh hư hỏng hay mất mát trước khi chờ xuất ra khỏi kho hàng.
– Quản lý kho nguyên vật liệu đóng gói sẵn: bao gồm các loại bao bì, nilon, pallet, dây buộc, thùng carton… các vật dụng liên quan đến công việc chứa đựng, đóng gói.
Trong một số mô hình nhà máy kho vật liệu đóng gói có thể sác nhập vào kho linh kiện và kho sản phẩm. Theo đó phần vật liệu đóng gói dùng để chứa đựng linh kiện sẽ do kho linh kiện quản lý, phần vật liệu đóng gói dùng để chứa đựng, đóng gói sản phẩm sẽ do kho sản phẩm quản lý.
3. Hoạt động quản lý kho hàng trong logistics
Việc thực hiện quản lý kho hàng trong logistics bao gồm các hoạt động nhất định như sau:
– Bố trí, thiết kế cấu trúc kho bãi và các phương thức cất trữ, bốc xếp hàng trong kho: Đây là hoạt động rất cần trong việc quản lý kho hàng trở nên khoa học và tiết kiệm. Dễ dàng trong việc xuất nhập hàng hóa vào kho hàng.
– Quản lý hàng hóa trong kho: Bao gồm việc phân loại hàng hóa, định vị, lập danh sách, dán nhãn hoặc thanh lý hàng chất lượng kém.
– Kiểm kê hàng hóa: Nhằm nhận biết được hàng hóa đủ số lượng và chất lượng trong kho. Từ đó có thể điều chỉnh được sự chênh lệch hàng hóa. Thông qua đó có thể biết được hàng hóa được lưu trữ ở kho được tốt nhất.
– Quản lý công tác xuất nhập hàng hóa: Đảm bảo hàng hóa được xuất nhập đúng thời gian, đúng tiến độ công việc tránh không làm ảnh hưởng đến các hoạt động khác trong kho hàng.
– Đảm bảo an toàn hàng hóa và người lao động: Hàng hóa được giám sát một cách tốt nhất để tránh thất thoát hay hư hỏng không nên có. Bên cạnh đó đảm bảo quan sát được công việc của nhân viên đang và đánh giá được độ an toàn khi làm việc trong kho.
– Phòng ngừa cháy nổ và mất cắp: Các hoạt động trong kho được giám sát thông qua camera để có thể đảm bảo an toàn cho kho hàng. Việc quản lý hàng hóa trong kho sẽ được giám sát để phòng ngừa cháy nổ và mất cắp hàng hóa không xảy ra.
Quản lý kho hàng trong logistics thực tế đảm bảo những lợi ích sau:
– Đảm bảo nhận dạng chính xác của sản phẩm.
– Giảm thiểu việc xử lý hàng hóa.
– Tiến hành quá cảnh hàng hóa qua kho.
– Tối đa hóa việc sử dụng không gian có sẵn.
– Giữ hàng tồn kho ở mức tối ưu.
– Đảm bảo giao hàng đúng thời gian và chính xác.
– Nâng cao năng suất của nhân viên.
– Chi phí hoạt động thấp hơn.
4. Các giải pháp quản lý kho hàng trong logistic hiệu quả
Để quản lý kho hàng trong logistics một cách hiệu quả bạn cần kết hợp các thiết bị hỗ trợ thông minh; các phương thức quản lý sắp xếp hiện đại cùng với tác phong chuyên nghiệp, trách nhiệm để đem lại tính chính xác, an toàn, lâu dài cho hoạt động lưu trữ của doanh nghiệp.
4.1 Quy hoạch kho theo từng khu vực
Điều đầu tiên để quản lý kho hàng hiệu quả đó là quy hoạch kho theo từng khu vực cụ thể để tránh việc lãng phí không gian về sau. Hàng hóa trong kho sẽ được bố trí theo từng khu vực rõ ràng dựa trên tính chất và tần xuất nhập hàng hóa. Những hàng hóa cố định sẽ được xếp ở phía trong hoặc ở tầng trên cao, hàng hóa xuất nhập thường xuyên sẽ đặt ở các tầng thấp hoặc gần cửa ra vào để dễ dàng di chuyển và lấy hàng nhanh chóng.
Các hàng hóa có tính riêng biệt thì nên sắp xếp ở một khu vực riêng để không lẫn lộn và ảnh hưởng đến chất lượng với các hàng khác. Ngoài ra, tổ chức quản lý kho hàng hiệu quả phải thiết kế bảng chỉ dẫn cụ thể, lối đi thuận tiện cho việc soạn hàng, nâng đỡ hàng hóa.
4.2 Phương pháp FIFO hoặc LIFO
FIFO và LIFO là hai thuật ngữ sử dụng trong lĩnh vực quản trị hàng tồn kho.
- FIFO (First in – First out) là phương thức nhập hàng hóa vào trước sẽ ưu tiên xuất kho trước. Đây là phương thức được áp dụng với những mặt hàng có thời hạn sử dụng ngắn như là bánh kẹo, thực phẩm, hàng tiêu dùng, sản phẩm công nghệ,… Nên được bố trí trên các ô kệ thông thoáng khoa học và dễ dàng xuất nhập hàng hóa nhanh chóng và liên tục.
- LIFO (Last in – First out) là phương pháp hàng hóa nhập vào sau sẽ xuất đi trước. Thường áp dụng đối với các nguyên liệu có thể tồn kho lâu dài như vật liệu xây dựng để đảm bảo cập nhật thời giá cũng như cân đối chi phí sản xuất và bán hàng phù hợp.
4.3 Sắp xếp theo mã SKU
SKU viết tắt từ Stock Keeping Unit có nghĩa là mã hàng hóa. Đây là cách sắp xếp dựa trên căn cứ vị trí lưu trữ và tính chất để đặt tên cho hàng hóa. Thông thường khi đặt tên mã hàng hóa sẽ bao gồm cả chữ và số tạo thành một chuỗi ký tự để khi nhìn vào có thể xác định ngay vị trí của hàng hóa một nhanh chóng và không bị nhầm lẫn.
4.4 Dán nhãn từng lô hàng/mã vạch
Mỗi sản phẩm lưu trữ bắt buộc phải được dán nhãn đặt tên. Bạn có thể ứng dụng mã SKU đã nêu ở trên hoặc kết hợp với hệ thống máy quét mã vạch. Ngay khi nhập kho, mỗi mặt hàng sẽ tương ứng với một mã vạch và được quét qua hệ thống để tạo phiếu nhập, phiếu này sẽ chứa thông tin liên quan đến sản phẩm. Thông tin ấy sẽ được lưu trữ và áp dụng trong suốt quá trình nhập xuất hàng và quản lý tồn kho về sau.
4.5 Vẽ sơ đồ lưu trữ hàng hóa để dễ kiểm soát
Việc áp dụng sơ đồ hàng hóa vào việc quản lý kho hàng trong logistic là một phương pháp rất cần thiết giúp bạn có thể dễ dàng xác định được vị trí của từng loại hàng hóa. Thông qua sơ đồ sẽ quan sát chi tiết tổng thể kho hàng để có kế hoạch thay đổi hay bổ sung phù hợp. Bên cạnh đó sơ đồ hàng hóa sẽ giúp tận dụng không gian kho hàng trong việc bố trí và sắp xếp hàng hóa trong kho được tốt nhất.
4.6 Quản lý hàng hóa bằng thẻ kho/sổ kho
Thẻ kho là một loại tờ phiếu để theo dõi số lượng của từng loại hàng hóa bao gồm các nội dung: thông tin hàng hóa, số lượng xuất hay nhập kho, lượng hàng tồn kho còn lại và đặc biệt có thêm chữ ký của người chịu trách nhiệm trực tiếp. Trong trường hợp nếu tần suất nhập xuất hàng hóa nhiều và liên tục thì thẻ kho sẽ đóng thành quyển nên được gọi là sổ kho. Căn cứ vào thẻ kho, sổ kho sẽ dễ dàng đối chiếu được với sổ sách kế toán một cách nhanh chóng và hiệu quả để tránh xảy ra thất thoát và chênh lệch.
4.7 Kiểm tra kho định kỳ
Dù không gian kho hàng lớn hay nhỏ để việc quản lý kho hàng được tốt và chi tiết thì rất cần kiểm tra kho định kỳ. Tần suất kiểm tra trung bình đề xuất là 3 tháng 1 lần hoặc 6 tháng 1 lần. Nên kiểm tra chi tiết từng công đoạn thực hiện trong kho theo từng khu vực để có thể có các kế hoạch cũng như đánh giá chính xác được tình hình kho hàng.
4.8 Lắp đặt camera giám sát
Đây là một trong những nguyên tắc quản lý kho hàng rất cần thiết để có thể nắm bắt được tất cả hoạt động diễn ra trong kho hàng. Thông qua camera chủ doanh nghiệp có thể theo dõi từ xa các công việc có tất thực hiện theo kế hoạch đã hoạch định sẵn hay không. Đồng thời có thể trích xuất dữ liệu nếu xảy ra mất cắp, hư hỏng hàng hóa trong kho để biết được nguyên nhân.
4.9 Tổ chức nhân sự của kho
Để các công việc trong kho diễn ra suôn sẻ và đúng tiến độ thì phải cần có một đội ngũ tổ chức nhân sự tốt. Các doanh nghiệp rất nghiêm ngặt trong vấn đề tuyển dụng nhân sự đầu vào. Bên cạnh đó kèm theo đó là các quy định chặt chẽ để tạo nên một đội ngũ nhân sự kho trung thực và có tinh thần trách nhiệm cao khi làm việc tại kho hàng. Hàng hóa trong kho có thể bị mất cắp xảy ra trong nội bộ nên rất cần đến tổ chức nhân sự tốt để làm việc tại kho.
4.10 Xây dựng quy trình quản lý kho hàng
Một hệ thống kho hàng chuyên nghiệp cần có một quy trình quản lý kho chi tiết và rõ ràng. Xây dựng các bước theo một tuần tự và chi tiết và thống nhất từ bước xuất, nhập, lưu kho để mọi hoạt động kho diễn ra suôn sẻ và trơn tru. Quy trình quản lý kho hàng cần được xây dựng sớm để khi hoạt động nếu có xảy ra lỗi thì có thể điều chỉnh kịp thời để hạn chế những tổn thất sai sót.
4.11 Đầu tư phần mềm chuyên nghiệp
Đối với những kho hàng nhỏ lẻ, số lượng hàng hóa ít, bạn có thể sử dụng excel để quản lý hàng hóa. Tuy nhiên đối với các kho hàng lớn, lượng hàng hóa nhiều, mã hàng đa dạng thì bạn không thể dùng excel để quản lý. Giải pháp bắt buộc cho doanh nghiệp là phải sử dụng phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp, tự động hóa. Hiện nay, chi phí mua và bảo trì phần mềm quản lý kho khá đắt.
Hy vọng với những thông tin trên của ALS Training chia sẻ sẽ giúp quý vị hiểu hơn về quản lý kho hàng trong logistics. Hãy đón chờ các bài viết tiếp theo của chúng tôi nhé!
